PSHQ Products voor HiBob
Add-ons die HiBob compleet maken
HiBob regelt je people management. PSHQ Products vullen aan waar HR meer nodig heeft, met je HiBob-data als bron. De eerste is de PSHQ Document Manager: documenten maken, laten ondertekenen en bewaren, direct vanuit HiBob.
Herkenbaar bij HiBob-gebruikers?
Rond contracten, handtekeningen en dossiers blijft vaak werk liggen dat je met de hand oplost.
De situatie
Met de PSHQ Document Manager
Je contracttemplate heeft een vaste plek voor elk veld. Dat werkt, tot iemand een lange achternaam heeft.
Een template-editor die zich aanpast aan de data, met een andere tekst voor fulltime of parttime, of als er een leaseauto bij komt.
Contracten gaan als PDF-bijlage per e-mail. Mailen, wachten, opvolgen, scannen en archiveren.
Digitaal ondertekenen via DocuSign, Adobe Sign, Scrive of ValidSign, direct vanuit je HiBob-omgeving. Het getekende document komt vanzelf in het dossier.
Je bewaart documenten per map, maar wanneer mag welk type weg? De AVG vraagt dat wel.
Je stelt de bewaartermijn in per documenttype. Verlopen documenten worden pas verwijderd na jouw goedkeuring.
Wat er in een dossier ontbreekt of verloopt, merk je pas bij een audit.
Automatische controles laten zien wat ontbreekt of verloopt, met een volledige audit trail. Zo ben je altijd audit-ready.
Nu beschikbaar
De PSHQ Document Manager
De PSHQ Document Manager is een losstaand systeem waarvan de data volledig geïntegreerd wordt met HiBob. Vanuit HiBob is het direct te benaderen, waarna de documenten direct met de juiste medewerkersgegevens gegenereerd kunnen worden.
Je HiBob-data
Naam, functie, startdatum, contracttype: de personeelsdata in HiBob vormt automatisch de basis voor elk document dat je genereert. Geen overtypen, geen kopiëren.
Documentgeneratie
Sjablonen in de online editor, gevuld met je HiBob-data. Eén document of honderd tegelijk.
Digitaal ondertekenen
Met automatische herinneringen en meerdere ondertekenaars. De medewerker tekent online, ook op mobiel.
Workflows
Stappen voor goedkeuring, review en bevestiging, met live status en notificaties, zodat niets blijft liggen.
Personeelsdossier
Alle documenten op één plek, ook die uit HiBob zelf. Rechten per map en zoeken op alle metadata.
Compliance en retentie
Controles op ontbrekende of verlopende documenten, en bewaartermijnen per documenttype.
80%
sneller goedkeuringen door digitaal ondertekenen
Bron: AIIM
70%
minder tijd kwijt aan documentcreatie door automatisering
Bron: Gartner
3-5x
meer documenten verwerkt met dezelfde bezetting
Bron: Gartner
Wat het concreet oplevert per rol in jouw organisatie
De PSHQ Document Manager verandert de werkdag voor iedereen die met personeelsdocumenten te maken heeft.
Voor HR-professionals
- Geen handmatig data overnemen meer uit HiBob
- Documenten aanmaken kost seconden in plaats van minuten
- Compliance-controles lopen automatisch op de achtergrond
- Meer tijd voor werk dat er echt toe doet
Voor managers
- Goedkeuringsworkflow direct in HiBob, geen e-mailthread
- Digitaal ondertekenen op elk apparaat, ook mobiel
- Altijd inzicht in welke documenten nog openstaan
- Nieuwe medewerker onboarden zonder papierwerk
Voor medewerkers
- Eigen dossier inzichtelijk via HiBob self-service
- Ondertekenen via e-mail of mobiel, in minuten
- Geen printers of scanners nodig bij onboarding
- Duidelijk proces, altijd weten wat er nog nodig is
Wij kennen HiBob van binnen
De PSHQ Document Manager is een HiBob add-on. Het werkt alleen in combinatie met HiBob, en werkt het best als het wordt geïmplementeerd door iemand die het systeem door en door kent.
Gecertificeerd HiBob-partner
Meer dan tien HiBob-implementaties en twintig jaar HR-IT-ervaring.
Van analyse tot go-live
Eén aanspreekpunt en geen extra leverancier. Je bent uiterlijk binnen twaalf weken live.
Powered by Foci
Het platform draait al langer naast andere HR-systemen. Samen met Foci bouwden we de koppeling met HiBob.
Roadmap
Wat er na de Document Manager komt
Elk product koppelt met je HiBob-data, net als de Document Manager. Dit is de planning zoals die er nu ligt.
Nu beschikbaar
PSHQ Document Manager
Documenten maken, laten ondertekenen, bewaren en controleren, direct vanuit HiBob.
Bekijk de Document ManagerQ1 2027
PSHQ Expense Manager
Declaraties indienen met een foto van de bon, ook vanaf je telefoon. Kilometers rekent het zelf uit, en manager en HR keuren goed.
PSHQ Process Manager
Eigen HR-formulieren en workflows met goedkeuring, review en bevestiging. Bijvoorbeeld voor onboarding of ouderschapsverlof.
PSHQ Ticketing Manager
Vragen van medewerkers als ticket, met chat en statusmeldingen. Een ticket kan door naar een andere afdeling, zoals van HR naar IT.
H2 2027
PSHQ FlexBen Manager
Medewerkers kiezen hun flexibele arbeidsvoorwaarden zelf. Keuzes worden direct vastgelegd, met budgetten en goedkeuring.
PSHQ Illness Manager
Ziekmeldingen en re-integratie op één plek, in een digitaal dossier. Je krijgt een melding wanneer een stap uit de Wet verbetering poortwachter nodig is.
Wil je weten wat een van deze producten voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op
Wat klanten ons het meest vragen
Is de PSHQ Document Manager een volledig nieuw product?
Nee, de PSHQ Document Manager is powered by Foci. Op het Foci platform wordt de Document Manager al langer gebruikt in combinatie met andere HRIS oplossingen. PSHQ heeft samen met Foci gezorgd voor de integratie met HiBob.
Hebben wij de PSHQ Document Manager nodig als we al HiBob hebben?
HiBob biedt uitstekend people management, maar de ingebouwde functionaliteit voor documentgeneratie, digitaal ondertekenen, retentiebeleid en documentbeheer is niet ontworpen voor complexe processen of organisaties. De PSHQ Document Manager vult precies die leemte op, volledig geïntegreerd in HiBob zodat je niet hoeft te wisselen van systeem of data te kopiëren.
Kunnen we de PSHQ Document Manager zelf instellen en onderhouden?
De PSHQ Document Manager is een extensie die uitsluitend beschikbaar is via People Services HQ. Implementatie, configuratie en HiBob-integratie worden door ons team verzorgd op basis van jouw specifieke situatie. Daarna beheer je de dagelijkse configuratie zelf: je ontwikkelt nieuwe templates, past bestaande aan en stelt retentiebeleid bij, zonder externe ondersteuning. PSHQ staat uiteraard klaar als je nieuwe functionaliteit wilt uitrollen of jouw inrichting wilt doorontwikkelen.
Hoe lang duurt de implementatie?
Onze bewezen aanpak kent vier fasen: Prepare, Realize, Accept en Deploy. De doorlooptijd is uiterlijk 12 weken, met vaste mijlpalen en een go/no-go beslismoment in week 10. Je weet altijd waar je staat en wanneer je live gaat.
Wat gebeurt er met onze bestaande documenten?
Wij ondersteunen massa-upload van digitale documenten vanuit SharePoint, OneDrive, lokale systemen en cloud HR-systemen. Jouw bestaande dossiers gaan gewoon mee. Voor papieren archief bespreken wij tijdens de implementatie de beste aanpak voor jouw situatie.
Welke e-sign aanbieders worden ondersteund?
De PSHQ Document Manager integreert met DocuSign, Adobe Sign, Scrive en ValidSign. Tijdens de implementatie bespreken wij welke aanbieder het beste past bij jouw situatie, authenticatievereisten en bestaande contracten.
Is de PSHQ Document Manager AVG-compliant?
De PSHQ Document Manager is ontworpen met compliance als standaard. Je stelt retentiebeleid in per documenttype, conform jouw specifieke wet- en regelgeving. Documenten worden pas verwijderd na jouw expliciete goedkeuring. De volledige audit trail is altijd beschikbaar.
Verder met HiBob
HiBob bij PSHQ
Hoe we HiBob implementeren, verbeteren en ondersteunen, en wat het platform je organisatie oplevert.
Bekijk HiBob bij PSHQHiBob en AI in de praktijk
Welke contracten vragen aandacht en waar ontbreken gegevens? Je ziet echte vragen aan HiBob en de antwoorden, uitgewerkt op een demopopulatie.
Bekijk de vragenVraag een demo aan
In 30 minuten laten we zien wat de PSHQ Document Manager kan betekenen voor jouw eigen HiBob-omgeving. Laat je gegevens achter, dan plannen we samen een moment.