In de moderne zakenwereld, waar verandering één van de weinige constante factoren is, bevinden HR afdelingen zich vaak op een tweesprong: hoe implementeer je een nieuw HR systeem die soepel de basis laat meebewegen én hoe transformeer je tegelijkertijd je HR praktijken om aan veranderende behoeften te voldoen? Een HR systeemimplementatie zou altijd moeten gebeuren met het juiste einddoel in zicht. Wat is de strategie en visie van de organisatie? Hoe staat deze tot de toekomstplannen van HR? Komt dit terug in de keuzes voor het HR systeem, de processen en inrichting hier van? Deze keuzes kunnen een grote verandering voor de organisatie betekenen; een andere manier van werken. Zorgvuldige HR implementatie en transformatie zijn onmisbaar voor groei, maar kan uitdagingen met zich meebrengen. Het is niet voor niets een feitelijk gegeven dat 70% van alle verandermanagement initiatieven falen.
Uit de poll resultaten van twee weken terug kwam naar voren dat jullie de functionaliteiten het belangrijkste vinden in het selectieproces van een nieuw HR systeem. Toch is het interessant om te zien dat als je de functionaliteiten van de aangeboden HR systemen onder de loep legt, dat deze vrij dicht op elkaar liggen. Dit, terwijl elke organisatie verschillend is. In hoeverre kan een HR systeem zich onderscheiden in de functionaliteiten? In ons gloednieuwe 5 vragen aan… blog, welke wij in de nabije toekomst met jullie zullen delen, zullen wij de verschillende HR systeemvendoren aan het woord laten over de functionaliteiten en de klanten die hun kenmerkt. Ons doel is het creëren van een blog dat als rode draad fungeert in het drukbezette landschap van HR vendors.
Laten we om wat meer de diepte in te duiken een situatie schetsen waarin we drie HR systemen vergelijken met dezelfde functionaliteiten. Hoe zorg je dan voor een succesvolle systeemimplementatie die bijdraagt aan de HR transformatie?
- Van systeem inrichten naar denken in HR processen
Vaak zien we dat wanneer een organisatie de keuze heeft gemaakt voor een HR systeem, dat er ook wordt gekeken naar de implementatiepartij. Een best practice implementatie is de goedkoopste en daardoor ook vaak de meest gekozen optie. Bij deze implementatie wordt het systeem ingericht volgens processen die men ziet als best practice, omdat met deze processen het systeem het best werkt in de meeste landen en organisaties. Is dit echter de juiste keuze? Dat verschilt per organisatie en tevens ook per industrie. We zien zelden dat een organisatie volledig aan de best practice processen kan voldoen, wat uiteindelijk uitmondt in een hoger aantal change requests dan verwacht. Naast het feit dat dit een negatieve impact heeft op het budget, beperkt een bedrijf zich ook tijdens de implementatie tot het proces in het systeem. Vaak zijn er ook processtappen buiten een systeem en moeten we, als de meest doorslaggevende factor, de mens in het proces niet vergeten. Wij raden dus altijd aan om naar het volledige end-to-end proces te kijken door middel van het aanhaken van een business transformatie partner bij het implementatietraject.
- Van training naar co-creatie
Bij een traditionele systeemimplementatie ligt de focus op het trainen van de gebruikers op de functionaliteiten van het nieuwe HR systeem. Het trainen van de gebruikers is duidelijk te structureren, maar de adoptie van het systeem is een ander verhaal. Je hebt namelijk niets aan een nieuw HR systeem als werknemers het systeem niet gebruiken. Het is dus belangrijk dat tijdens de implementatie de nadruk meer ligt op de gehele transformatie, de lange termijn visie en het totaal plaatje. Met een transformatie verander je namelijk de visie, overtuigingen, gedragspatronen, structuren, systemen en rituelen in een afdeling en/of organisatie, waardoor je onoverkomelijk tegen weerstand aanloopt. Mensen maken een emotionele reis als zij moeten veranderen. Je wilt niet alleen dat mensen de nieuwe overtuigingen en gedragspatronen adopteren, maar ook dat ze gedurende het veranderproces een zo hoog mogelijke vibratie en frequentie behouden. Waarom is er een nieuw systeem en hoe ondersteunt deze de organisatiestrategie en HR visie? Wanneer eindgebruikers hier tijdig in worden meegenomen is de kans groter dat ze het systeem zullen adopteren en je als organisaties de gewenste resultaten behaalt.
- Van HR systeem naar de nieuwe manier van werken
Binnen organisaties wordt het live brengen van een HR systeem vaak gezien als de belangrijkste mijlpaal en het resultaat van een implementatietraject. Het gaat echter niet alleen om het introduceren van een nieuw HR systeem, maar ook om een nieuwe manier van werken. Processen zijn veranderd, waardoor werkzaamheden ook anders belegd kunnen zijn. Vergeet dus niet om het operating model van de HR afdeling mee te nemen in de verandering. Zo wordt de nieuwe manier van werken niet alleen door een systeem ondersteund, maar ook door een passende organisatiestructuur.
Ons antwoord als Advisory Services HQ op de eerder gestelde vraag “in hoeverre kan je je onderscheiden in je functionaliteiten?”, is dat het verschil hem zit in de implementatie partij die gekozen wordt en ook de manier waarop een bedrijf de HR implementatie en transformatie aanvliegt. Bij de implementatie van een nieuw HR systeem is de frictie tussen HR implementatie en transformatie uitdagend, maar zeker niet onoverkomelijk. Met tactisch proces denken, een strategisch eind doel en verandermanagement waarin de focus allereerst op de eindgebruikers ligt kan een navigatie naar een succesvolle implementatie bereikt worden.
Bij ons staat de mens voorop. Bij jullie ook?
English 
Dutch