Vanaf 17 november 2023 zal SAP SuccessFactors stoppen met de ontwikkeling van de rapportage functionaliteiten canvas, tabel, tegels en dashboard. Vanaf 21 november 2025 zullen genoemde rapportage functionaliteiten en daarmee ook de rapporten worden verwijderd. SAP speelt hiermee in om van People Analytics de nieuwe rapportage tool binnen SuccessFactors te maken.
Om de continuïteit en kwaliteit van de verschillende processen te waarborgen, zullen de huidige rapporten geconverteerd moeten worden naar People Analytics Story rapporten. Een uitgewezen mogelijkheid om de huidige, vaak aan wildgroei onderhevige, rapporten onder handen te nemen. Maar waar te beginnen? Een transformatie in 4 stappen.
- Haal de stofkam door de rapportages
Bij veel organisaties bestaat het rapportage centrum aan een legio rapporten die niet of nauwelijks worden gebruikt. Sterker nog, vanwege de hoeveelheid rapporten is het haast ondoenlijk om het juiste rapport er tussenuit te pakken. Makkelijker is dan toch om even een nieuw rapport te maken?
Zaak is om dergelijke scenario’s te voorkomen. Raadzaam is om te beginnen, met de stofkam door de rapporten te halen. Bij deze activiteit kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Welke rapporten kenden een eenmalig doel?
- Welke rapporten worden (allang) niet (meer) gebruikt?
- Welke rapporten zijn nog actueel?
- Etc.
- Doelen stellen
Vervolgens is zaak om van de overgebleven rapporten in kaart te brengen wat het doel is. Een belangrijk uitgangspunt, aangezien het doel bepaald uit welke inhoudelijke data het rapport dient te zijn opgebouwd. Tegelijkertijd biedt het vast stellen van een doel het inzicht dat er wellicht meerdere rapporten zijn met hetzelfde doel. Ook deze rapporten kunnen worden opgeschoond.
Heb je moeite met het achterhalen of bepalen van een rapportagedoel? Stel jezelf dan de 5 waarom vragen:
- Waarom maak ik dit rapport?
- Waarom moet dat?
- Waarom is dat belangrijk?
- Waarom is dat?
- Waarom gebeurt dat?
- Realisatie
Wanneer het doel van de verschillende rapporten in kaart is gebracht, is het tijd om de rapporten in People Analytics Story te realiseren. Een nieuwe tooling vraagt om nieuwe kennis en kunde. In het begin kan dit uitdagend zijn, maar verzeker jezelf van een vliegende start door gebruik te maken van de trainingen van SHQ.
- Borgen
In zijn algemeenheid geldt dat borging een essentieel onderdeel is van verandertrajecten. Door ook de aandacht te vestigen op het borgen, wordt voorkomen dat de verandering verwatert en de investering voor niets is geweest. In het kader van rapportages kan een eerste slag worden gemaakt door gebruik te maken van labels in het rapportencentrum. Door het labelen van rapporten ontstaat er een structuur dat bijdraagt aan de vindbaarheid. Daarnaast valt in het kader van borging te denken aan documentatie. Een technisch document om de configuratie in vast te leggen en een functioneel document waarin het doel van het rapport beschreven staat.
Tot slot is het ook zaak om werkafspraken te maken. Het doel van werkafspraken is dat iedereen weet wat hij of zij mag verwachten van de ander, waardoor je minder snel voor verrassingen komt te staan en de kwaliteit hoog houdt. Te denken valt aan rapporten die niet gelabeld zijn, en eens in het half jaar worden verwijderd om wildgroei te voorkomen.
Heb je vragen, wil je meer weten of ben je benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op!
Dutch 
English