De implementatie van een Human Resources Information System (HRIS) is essentieel geworden voor organisaties die streven naar efficiëntie en effectiviteit in hun personeelsbeheer. Echter, het succes van een HRIS-implementatie rust niet alleen op de technologische aspecten, maar juist op de gehele HR transformatie. Deze transformatie begint met de juiste guiding en design principes.
De guiding en design principes definiëren de belangrijkste criteria voor het nemen van beslissingen tijdens het project en daarna. Deze principes zijn leidend bij de selectie, het ontwerp en de implementatie onder alle omstandigheden, ongeacht veranderingen in omvang en/of vereisten. Zo kunnen de principe als leidraad dienen in een design workshop, bij de evaluatie van het testen van het design en kan het verweven worden in de key messages in de communicatie.
Guiding principes
Guiding principes zijn een brede visie die de verwachtingen en waarden van de organisatie over het nieuwe HR-systeem omvat. De guiding principes komen voort uit de waarden van de organisatie en zijn dan ook consistent met de visie.
Guiding principes dienen als de kompasroos tijdens het implementatieproces, waardoor het projectteam en de belanghebbenden een duidelijke richting hebben. Open communicatie, betrokkenheid van medewerkers en het definiëren van meetbare doelstellingen zijn sleutelfactoren om het draagvlak te vergroten. Dit bevordert een soepele overgang en minimaliseert weerstand binnen de organisatie.
Zorg ervoor dat het principe niet precies beschrijft hoe het moet, maar wel benadrukt wat essentieel is voor het project. Enkele voorbeelden van guiding principes zijn:
- Eén bron, één waarheid
- Mensen centraal
- Globaal vóór lokaal
- Duurzame oplossing
Er zijn enkele valkuilen als het gaat om het creëren van de principes. Dit is het geval als je ze: te algemeen, te abstract of te voor de hand liggend maakt
Design principes
Het belang van design principes komt tot uiting in de configuratie van het HRIS om de unieke behoeften van de organisatie te weerspiegelen. Een goed doordacht ontwerp, gebaseerd op een grondige analyse van bedrijfsprocessen, zorgt ervoor dat het systeem niet alleen voldoet aan huidige eisen, maar ook flexibel genoeg is om toekomstige veranderingen op te vangen.
Design principes zijn uitspraken die programmaleden begeleiden bij het nemen van belangrijke beslissingen die impact hebben op het ontwerp van het systeem en daarmee op de gebruikerservaring. Ze vervangen subjectiviteit door duidelijke richtlijnen. Solide principes moeten de essentie weergeven van wat een goed ontwerp voor de organisatie betekent. Design principes zijn een weerspiegeling van de cultuur van de organisatie.
Voorbeelden van design principes zijn:
- 100% digitaal, geen papier
- Hou het simpel
- Optimale manager en medewerker self service
- Beheer data en posities eenmalig, Eén bron
Vaststellen principes
Guiding en design principes worden bij voorkeur vastgesteld tijdens een interactieve workshop met stakeholders vanuit verschillende disciplines. Op deze manier wordt het draagvlak binnen de organisatie groter.
Al met al zijn guiding en design principes onmisbaar voor een succesvolle HRIS-implementatie. Door deze principes te omarmen, kunnen organisaties niet alleen efficiënter opereren, maar ook een wendbare en toekomstbestendige HR-omgeving creëren.
Heb je hulp nodig bij het vaststellen van de guiding en design principes, neem dan contact op met één van de experts binnen Advisory Services HQ.
Dutch 
English