Geef jouw HR-team de documentlaag die erbij hoort.
HiBob regelt jouw people management. de PSHQ Document Manager regelt jouw documentbeheer. Samen ben je compleet.
Officieel gecertificeerd HiBob-implementatiepartner
bewezen documentplatform
Herkenbare situaties bij HiBob-gebruikers
Jouw contracttemplate heeft een vaste positie voor de komma. Werkt prima, tot iemand een lange achternaam heeft. de PSHQ Document Manager werkt met een template-editor die zich aanpast aan de data.
Je weet welke documenten je bewaart. Maar weet je ook welke je per documenttype kunt verwijderen, en wanneer? De AVG vraagt dat wel. de PSHQ Document Manager stelt retentie in per documenttype.
Contracten gaan nog als PDF-bijlage via e-mail. De PSHQ Document Manager integreert met DocuSign, Adobe Sign, Scrive en ValidSign rechtstreeks vanuit jouw HiBob-omgeving.
Verlopen certificeringen, ontbrekende arbeidsovereenkomsten, documenten die al lang verwijderd hadden moeten zijn. Dat merk je pas bij een audit. Op dat moment is het te laat.
De PSHQ Document Manager signaleert automatisch wat ontbreekt of verloopt, zodat je altijd audit-ready bent.
Hoe jouw werkdag er nu uitziet. En hoe die eruitziet met de PSHQ Document Manager.
- Handtekening regelen PDF-bijlage mailen, wachten, opvolgen, ontvangen, scannen, archiveren.
- Compliance controleren Handmatig door dossiers gaan. Wat ontbreekt? Geen idee tot de audit.
- Retentie bewaken Documenten bewaard op mapniveau. Wie weet wat wanneer weg mag?
- Audit Rapportages draaien om te achterhalen wat er ontbreekt. Altijd te laat.
- Handtekening regelen Volledige wettelijke digitale handtekening voor arbeidscontracten, direct vanuit HiBob. Geen e-mailketen meer.
- Compliance controleren Automatisch gesignaleerd. De PSHQ Document Manager laat zien wat ontbreekt of verloopt, zonder handmatig zoeken.
- Retentie bewaken Ingesteld per documenttype, conform de AVG. Automatische signalering bij verloop.
- Audit Een compliance dashboard toont direct de status van elk dossier. Altijd audit-ready.
Acht functies. Jouw HiBob-data volledig geintegreerd.
De PSHQ Document Manager is een losstaand systeem waarvan de data volledig geintegreerd wordt met HiBob. Vanuit HiBob is het direct te benaderen, waarna de documenten direct met de juiste medewerkersgegevens gegenereerd kunnen worden.
Documentgeneratie
Sjablonen in de online editor, automatisch gevuld met real-time HiBob-data. Conditionele content past zich aan per medewerker: ander contract voor fulltime dan parttime, andere clausule als er een leaseauto bij komt. Genereer een document of honderd tegelijk.
Digitaal ondertekenen
Verstuur voor ondertekening via geintegreerde e-sign aanbieders. Medewerker tekent online, het document komt automatisch in het personeelsdossier. Inclusief automatische herinneringen en meerdere ondertekenaarsrollen.
Workflowbeheer
Bouw eigen workflows met goedkeurings-, review- en bevestigingsstappen. Volg de live status van alle lopende processen. Notificaties zodat niets blijft liggen.
Documentopslag
Alle documenten, ook die uit HiBob zelf, op een plek. Zonder downloaden inzien. Rechten per map, audit trail, meerdere mapstructuren. Automatische overdracht van recruitment naar personeelsdossier bij aanname.
Compliance
Automatische controles signaleren ontbrekende of verlopende documenten voordat ze een probleem worden. Volledige audit trail beschikbaar. Nooit meer verrast worden bij een inspectie.
Retentie & archivering
Stel in hoe lang elk documenttype bewaard wordt, conform wet- en regelgeving. Verlopen documenten worden verwijderd na jouw goedkeuring. Je hoeft het nooit meer bij te houden, het systeem doet het voor je.
Documenten zoeken
Instant zoeken op documentnaam. Uitgebreid zoeken op alle metadata via het documenten-rapport. Exporteer naar Excel. Nooit meer rondklikken in mappenstructuren.
Dashboards & mobiel
Overzicht van processen, dossiers en compliance op een centrale plek. Progressive web app, geoptimaliseerd voor elk apparaat. SSO via jouw eigen IDP, geen extra login.
Benieuwd hoe de PSHQ Document Manager in jouw HiBob-omgeving werkt?
Gratis webinar bijwonen →Van HiBob-data tot ondertekend document.
Vier stappen. Geen losse systemen, geen handmatig kopiëren van gegevens. de PSHQ Document Manager verbindt jouw HiBob-data met generatie, ondertekening en archivering.
Van HiBob-data tot ondertekend document.
Wat het concreet oplevert per rol in jouw organisatie
De PSHQ Document Manager verandert de werkdag voor iedereen die met personeelsdocumenten te maken heeft.
Van documentbeheerder naar strategisch HR-partner
- Geen handmatig data overnemen meer uit HiBob
- Documenten aanmaken kost seconden in plaats van minuten
- Compliance-controles lopen automatisch op de achtergrond
- Meer tijd voor werk dat er echt toe doet
Goedkeuringen in minuten, geen e-mailketen
- Goedkeuringsworkflow direct in HiBob, geen e-mailthread
- Digitaal ondertekenen op elk apparaat, ook mobiel
- Altijd inzicht in welke documenten nog openstaan
- Nieuwe medewerker onboarden zonder papierwerk
Eigen documenten altijd beschikbaar, zonder bellen
- Eigen dossier inzichtelijk via HiBob self-service
- Ondertekenen via e-mail of mobiel, in minuten
- Geen printers of scanners nodig bij onboarding
- Duidelijk proces, altijd weten wat er nog nodig is
Wij kennen HiBob van binnen
De PSHQ Document Manager is een HiBob add-on. Het werkt alleen in combinatie met HiBob, en werkt het best als het wordt geïmplementeerd door iemand die het systeem door en door kent.
Gespecialiseerd in HiBob-implementaties en beheer
Begeleiding van analyse tot go-live, geen extra leverancier nodig
Retentie, sjablonen en integraties volledig ingericht voor jouw processen
Geen belofte. Gemeten resultaat.
Dit zijn de cijfers die organisaties rapporteren na de overstap naar digitaal documentbeheer.
Wat klanten ons het meest vragen
Vraag een demo aan
In 30 minuten laten we zien wat de PSHQ Document Manager kan betekenen voor jouw eigen HiBob-omgeving. Laat je gegevens achter, dan plannen we samen een moment.
Klaar voor de volgende stap?
Donderdag 10 september, 11:00 tot 11:45 uur. Online, met live demo en Q&A. Zie de PSHQ Document Manager in actie voordat je iets beslist.
Meld je aan →Liever meteen een demo om te zien wat we kunnen betekenen voor jouw eigen HiBob-omgeving? Laat jouw gegevens achter, dan nemen we contact op.
Naar het formulier →