Geen implementatie zonder proceswerkstroom

De implementatie van een Human Resources Informatie Systeem (of module) is een programma die bestaat uit werkstromen. Elke werkstroom heeft zijn eigen onderwerp, met een apart begin en eind, welke uiteindelijk samenkomen om de implementatie te voltooien. Eén van deze werkstromen, vaak onderschat en ondergewaardeerd, is de proceswerkstroom. De proceswerkstroom van een implementatie heeft betrekking op de huidige procedures die een HR-organisatie uitvoert om haar taken te vervullen en de verandering daar van. Goed opgestelde processen leiden tot efficiëntie, naleving van lokale wetgeving en transparantie voor alle betrokken partijen.

De proceswerkstroom in een implementatie bestaat uit de volgende stappen: verkenning, evaluatie, evolutie, afstemming en implementatie (vanaf nu VEEAI genoemd). Hieronder volgt eerst de omschrijving van de stappen. Vervolgens aandachtspunten om de proceswerkstroom tot succes uit te voeren.

1. In de verkenningsfase dienen de HR-processen geïnventariseerd te worden, wat resulteert in een lijst van alle HR-processen.
2. In de evaluatiefase ondergaat deze lijst een diepgaande analyse, wat resulteert in conclusies die aantonen welke HR-processen beïnvloed zullen worden voor de komende verandering.
3. Na de evaluatie van de processen worden wijzigingen doorgevoerd aan in de ‘as is’ processen, zodat ze evolueren naar ‘to be’ processen.
4. Wanneer de processen zijn gewijzigd, moet er overeenstemming (ook wel afstemming genoemd) over de processen worden bereikt. In deze fase moeten alle betrokken partijen op de hoogte worden gebracht van hun verantwoordelijkheden.
5. Na een succesvolle afronding van de bovengenoemde stappen, kan er worden begonnen met het uitvoeren van het proces. Daarmee is de implementatie voltooid.

Het procestraject is de stroom waarin de meeste quick wins en impact te behalen zijn. Om het potentieel van het VEEAI-raamwerk te benutten en daarmee de quick wins en impact te maximaliseren, zijn er enkele belangrijke details per stap waar aandacht aan besteed moet worden:

1. Zorg tijdens het verkennen dat de reikwijdte van de processen aan de voorkant wordt beperkt. Door de reikwijdte te beperken wordt voorkomen dat men verdwaalt in het oerwoud van HR-processen. Het aanbevolen perspectief om te processen te benaderen, is om in grote lijnen uit te leggen wie verantwoordelijk is voor welke stappen, in welke volgorde en met welke systemen.
2. In de evaluatiefase is het essentieel om een kritische blik te houden op de ontvangen informatie. Over het algemeen worden processen aangeleverd in de vorm van ‘happy flows’. Happy flows zijn processen waarin alle stappen worden doorlopen zonder fouten, controles of uitzonderingen. Zonder de ‘unhappy flows’ zijn er geen volledige processen om te evalueren. Dit beperkt het inzicht in de impact van de verandering op de bestaande processen.
3. In de evolutiefase moet de nadruk worden gelegd op het bouwen van efficiëntie- en risicobeperkende stappen. Gebruik de informatie uit de evaluatiefase om quick wins in de nieuw ontworpen processen in te voeren. Zorg er bovendien voor dat in de unhappy flows de juiste ‘checks and balances’ zijn ingebouwd. Dit optimaliseert naleving en minimaliseert risico’s.
4. In de afstemmingsfase moet de nadruk niet alleen liggen op wederzijdse overeenstemming, maar ook op begrip. Alle betrokken partijen moeten duidelijk inzicht hebben in hun verwachte verantwoordelijkheden en, nog belangrijker, begrijpen waarom ze een bepaalde stap op het gegeven moment moeten uitvoeren.
5. In de implementatiefase moet het belang liggen op het handhaven van de afspraken die in de afstemmingsfase zijn gemaakt. Een goede manier om dit te bereiken is het aanwijzen van een proceseigenaar. Een proceseigenaar is de persoon die verantwoordelijk is voor het aanpassen, onderhouden en verbeteren van het proces.

Maak naast de bovengenoemde details ook gebruik van diagrammen (proces flows), technologische vooruitgangen en externe bronnen om de kans op verbetering en uiteindelijk een succesvolle implementatie te vergroten.

Laat uw proceswerkstroom niet tot stof vergaan als een bijkomstigheid bij uw implementatie! Bij Services HQ hebben we niet alleen ervaring met het VEEAI -raamwerk, we maken ook gebruik van de nieuwste technologische ontwikkelingen om uw processen naar de voorgrond te halen en nieuw leven in te blazen. Neem contact op met Bart Schrier om van uw volgende implementatie een succesvolle expeditie te maken.