Change Management 2.0: van implementatie naar duurzame transformatie

We zitten in een tijd waarin de ontwikkelingen binnen de HR-techmarkt zich in razend tempo opvolgen: denk aan de overname van Dayforce door Thoma Bravo, de recente overname van SmartRecruiters door SAP en de overname van Paradox door Workday. Daarbuiten zien we al langer de trend dat bedrijven behoefte hebben aan HR-IT om HR-processen te centraliseren en te automatiseren, met als doel tijd, kosten en fouten te verminderen en tegelijkertijd meer inzicht en grip te krijgen op mensen en organisatie. Steeds meer bedrijven gaan daarom nieuwe HR-IT implementeren of zullen hun huidige HR-IT-landschap moeten herinrichten en implementeren vanwege de recente marktontwikkelingen.  

Een hele opgave, die gepaard gaat met risico’s. Zullen alle betrokkenen meegaan in de veranderingen of zal er veel weerstand zijn? Hoe zorgen we voor een soepele transitie van het oude naar het nieuwe werken? Zal het nieuwe systeem uiteindelijk gaan opleveren wat je voor ogen hebt en kun je de investering verantwoorden?  

In dit artikel lees je meer over: 

• De waarde van change management binnen transformaties 
• Wat verandering meer nodig heeft dan training en communicatie 
• Hoe wij organisaties ondersteunen in hun veranderproject met ons Human at the Heart model 

De veelvoorkomende (en kostbare) fout bij HR Tech implementaties: change management onderschat 

Implementaties zijn kostbare en tijdrovende trajecten en vaak ligt de nadruk sterk op techniek: het selecteren van een systeem, het inrichten van processen en het halen van een strakke deadline. Dit zijn noodzakelijke stappen, maar ze vormen slechts een deel van het succes. Maar het grootste risico in implementaties is niet technisch, maar menselijk: gebrek aan adoptie, onvoldoende draagvlak of weerstand binnen de organisatie. 

Wanneer medewerkers het nieuwe systeem niet begrijpen of de toegevoegde waarde niet zien, is de kans groot dat zij terugvallen in oude werkwijzen. Het resultaat: een systeem dat weliswaar live staat, maar weinig impact maakt. Daarmee verdwijnt niet alleen de initiële investering in licenties en implementatie, maar ook de kans om HR-processen daadwerkelijk te verbeteren. Dit alles leidt uiteindelijk tot verzonken kosten en een lagere return on investment. 

Hoe kan dit worden voorkomen? Door ook écht aandacht te besteden aan de menselijke kant van de implementatie (betrokkenheid, adoptie en blijvend gebruik). Kortom: Change Management.

Daarmee verschuift de implementatie van een technische oplevering naar een echte transformatie, waarin rendement en duurzame resultaten centraal staan. 

Change Management is méér dan training en communicatie 

Veel organisaties onderschatten change management. Vaak horen we:  

“Wij hebben geen externe hulp en expertise nodig, want wij doen zelf al aan change management doordat wij training aanbieden aan eindgebruikers en uitvoerig communiceren met de organisatie!” 

Training en communicatie zijn absoluut onmisbare activiteiten tijdens een verandertraject, maar dit vormt slechts een klein onderdeel van het gehele verandertraject. Ten eerste omdat een verandertraject zich niet beperkt tot de periode kort vóór en kort na de go-live. Ten tweede omdat er veel andere activiteiten nodig zijn om verandering daadwerkelijk duurzaam te verankeren binnen de organisatie.  

Echte verandering vraagt om een breed palet aan activiteiten, waaronder: 

• • Het opzetten en managen van een sponsornetwerk 
  • Een change supportmodel ontwerpen en implementeren
  • KPI-management

Bovenstaande en nog veel meer hebben wij gevangen in ons eigen change management model: Humans at the Heart. 

Een gestructureerde aanpak als succesfactor: het Humans at the Heart-model 

Omdat verandertrajecten vaak complex en onvoorspelbaar zijn, helpt een gestructureerde aanpak om grip te houden. Het voorkomt dat belangrijke elementen worden vergeten en biedt houvast bij het managen van onzekerheden. 

Een goed change framework geeft richting, maar biedt ook flexibiliteit om in te spelen op wat er in de praktijk gebeurt. Bij Advisory Services HQ geloven wij dat mensen het kloppende hart zijn van elke succesvolle transformatie: Humans at the Heart. Onze gelijknamige methode is uiteraard niet de heilige graal, maar onze ervaring leert dat deze aanpak organisaties concrete handvatten biedt om verandertrajecten succesvol op te zetten, uit te voeren en resultaten op de lange termijn te realiseren. 

Voor elke fase van ons Humans at the Heart-model is de waarde voor organisaties, gedetailleerde activiteiten, rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd. De aanpak kenmerkt zich door drie kernwoorden:  

1.    Pragmatisch 

2.    Co-creatief 

3.    Praktisch 

Kortom: geen overdadige PowerPoints of andere plannen die in de la verdwijnen, maar effectieve interventies door en voor de organisatie. Waarbij we onze aanpak continu aanscherpen op basis van ervaringen uit eerdere transformaties en trends binnen change management. 

Van gerichte interventies tot end-to-end begeleiding 

Bij Advisory Services HQ geven we organisaties de volledige controle over hun projectbudget en andere middelen met flexibele serviceniveaus, variërend van ad-hoc ondersteuning tot full-service oplossingen. Zo kan een organisatie kiezen of zij ontzorgt wil worden tijdens specifieke fasen van onze Humans at the Heart-methode, of tijdens alle fasen: van A tot Z.