Universiteit Utrecht en Advisory Services HQ – HR als strategische onderdeel van ERP-transformatie

Wat komt er kijken bij een ERP-transformatie in een complexe, academische omgeving? In dit artikel lees je hoe Universiteit Utrecht, samen met Advisory Services HQ, HR structureel positioneerde als strategische pijler binnen de vernieuwing van haar ERP-landschap.  

Van systeemvervanging naar strategische vernieuwing 

Universiteit Utrecht staat voor een fundamentele transformatie. Het ERP-systeem waarop jarenlang was gebouwd, wordt niet meer ondersteund door de leverancier en voldeed niet langer aan de eisen van de tijd. De overstap naar een nieuw, cloudgebaseerd systeem biedt kansen om processen te optimaliseren, samenhang te creëren en de samenwerking tussen domeinen als HR, finance, inkoop en IT te verbeteren. Maar het project is complex, zeker in een academische context waar autonomie van faculteiten diep verankerd zit.  

Eén geïntegreerde ERP-vernieuwing 

Vanuit het overkoepelende programma Asturias werd besloten om de volledige ERP-keten te vervangen: HR, payroll, finance én inkoop. Voor HR betekent dit niet alleen een systeemvervanging, maar ook een fundamentele herziening van processen. ASHQ werd als onafhankelijke adviseur betrokken om HR op strategisch niveau te vertegenwoordigen in het programma — en zo te zorgen dat het HR-domein niet slechts een bijzaak werd, maar een volwaardige pijler in het nieuwe ontwerp.  

Procesanalyse als fundament 

De eerste stap was het in kaart brengen van alle bestaande HR-processen. In een organisatie als Universiteit Utrecht, met meerdere faculteiten die elk hun eigen systemen, werkwijzen en prioriteiten hadden, betekende dat veel gesprekken, afstemming en scherpe keuzes. Denk aan processen rondom in- en uitstroom, verlof, nevenwerkzaamheden, maar ook thema’s als talentontwikkeling, performance management en succession planning — onderwerpen die nog nauwelijks geformaliseerd waren.  

Van eisen tot aanbesteding 

Op basis van deze procesanalyse werd samen met de projectgroep een Programma van Eisen opgesteld. Omdat het om een publieke aanbesteding ging, was het cruciaal om eisen expliciet, toetsbaar en juridisch houdbaar te formuleren. ASHQ hielp daarbij niet alleen bij het opstellen van de functionele HR-vereisten, maar ook bij het bepalen van de beoordelingscriteria en het uitschrijven van demo-scenario’s, zodat leveranciers niet alleen beloften deden op papier, maar ook concreet lieten zien wat ze konden leveren.  

Van selectie naar implementatie 

Na de selectie van SAP SuccessFactors als leverancier blijft ASHQ aan boord om ook de implementatie van het HR-domein te begeleiden vanuit de Universiteit Utrecht waarbij er nauw wordt samengewerkt met de geselecteerde implementatiepartijen. Dit betreft niet alleen technische inrichting, maar ook het begeleiden van de organisatie bij de veranderingen die nodig zijn om succesvol over te stappen naar het nieuwe systeem — van beleidsmatige keuzes tot verandermanagement.  

Een mensgerichte transformatie 

De samenwerking tussen Universiteit Utrecht en ASHQ laat zien dat een ERP-traject niet alleen over technologie gaat, maar juist over mensen, processen en samenwerking. En dat HR een onmisbare rol speelt als strategische partner — vanaf de eerste analyse tot en met de daadwerkelijke transformatie.  

Overzicht Client Case Universiteit Utrecht 

Uitdaging  

• Huidig on-premise ERP-systeem (SAP) bereikte end-of-life.  

• Volledige vervanging nodig voor HR, payroll, finance en inkoop.  

• Noodzaak om processen te harmoniseren tussen faculteiten.  

• Beperkte interne capaciteit om het programma zelfstandig te begeleiden op HR-gebied 

• Complexe besluitvorming binnen een academische, politiek gevoelige organisatie.  

• Publieke aanbesteding met strikte juridische vereisten.  

Aanpak  

• Advisory Services HQ werd ingeschakeld als onafhankelijke HR-partner binnen het bredere programma Asturias.  

• Uitgebreide analyse van bestaande HR-processen, met vertegenwoordiging van alle faculteiten.  

• Opstellen van het Programma van Eisen met toetsbare, duidelijke vereisten voor de aanbesteding.  

• Uitwerken van beoordelingscriteria en demo-scenario’s om leveranciers objectief te kunnen vergelijken.  

• Strategische HR-vertegenwoordiging tijdens vendor selectie.  

• Verankering van HR binnen het programma als volwaardige pijler naast finance en IT.  

• Het opstellen van een Project Initiation Document (voorwerk voor hoe het project eruit komt te zien tot aan de implementatie, wat er nog moet gebeuren, wat er in kaart gebracht moet worden, etc.)  

Resultaten  

• Duidelijke procesbeschrijvingen van de huidige situatie vs. de gewenste toekomstige situatie. 

• Heldere en gedragen requirements voor de aanbesteding.  

• Eén geïntegreerd ERP-systeem geselecteerd voor HR, payroll, finance en inkoop, onder één leverancier.  

• HR en Payroll vertegenwoordigd binnen het besluitvormingsproces.  

• Basis gelegd voor strategische HR-thema’s zoals talentontwikkeling en data gedreven werken.