Iedereen die met HR-systemen werkt kent het probleem: data ziet er op het scherm prima uit, maar zodra je gaat rapporteren, exporteren of koppelen met andere systemen begint de ellende. Telefoonnummers in vijf formats, personeelsnummers met spaties, bankgegevens waarvan je hoopt dat ze kloppen.
Met de nieuwe functionaliteit People’s data field validations pakt HiBob dit probleem bij de bron aan: bij de invoer. In plaats van achteraf corrigeren, zorg je ervoor dat verkeerde data simpelweg niet opgeslagen kan worden.
Kort gezegd: je kunt afdwingen wat gebruikers mogen opslaan in bepaalde velden en wat niet.
In dit artikel leggen we uit:
- wat veldvalidaties zijn
- welke soorten validaties beschikbaar zijn
- hoe je ze instelt
- hoe je ze slim toepast in de praktijk
Veld validaties
Veldvalidaties zorgen ervoor dat gebruikers alleen data kunnen opslaan die voldoet aan vooraf ingestelde regels. Die regels gelden voor tekst-, nummer- en valutavelden en worden direct gecontroleerd op het moment dat iemand een wijziging opslaat.
Voldoet de invoer niet? Dan krijgt de gebruiker meteen een duidelijke foutmelding en kan de wijziging niet worden opgeslagen. Laat iemand het veld leeg? Dan is dat geen probleem. Validaties grijpen alleen in als er daadwerkelijk iets wordt ingevuld.
Belangrijk om te weten: deze controles gelden alleen voor nieuwe of aangepaste data. Bestaande gegevens worden niet automatisch opnieuw gevalideerd.
Het grote voordeel van veldvalidaties zit niet alleen in minder fouten, maar vooral in betere voorspelbaarheid van je data. Je weet zeker dat informatie overal hetzelfde is vastgelegd, wat enorm helpt bij rapportages, exports en integraties met andere systemen.
Daarnaast kun je met validaties:
- landelijke of wettelijke formats afdwingen
- invoerfouten voorkomen voordat ze impact hebben
- discussies over “welk format gebruiken we ook alweer?” beëindigen
- HR-data volwassen en schaalbaar houden
Of simpeler gezegd: minder frustratie, meer vertrouwen in je data.
Type validaties
HiBob ondersteunt twee soorten validaties. Je kunt ze los of gecombineerd gebruiken (maar daarover zo meer).
Karaktertelling en nummerbereiken
Dit type validatie is ideaal als je vooral wilt sturen op lengte of omvang. Denk aan personeelsnummers die altijd een vaste lengte moeten hebben, of bedragen die binnen een bepaalde bandbreedte moeten blijven.
Voor tekstvelden kun je instellen hoeveel tekens minimaal of maximaal zijn toegestaan. Voor nummer- en valutavelden stel je een numeriek bereik in. Daarbij is het goed om te weten dat “meer dan” en “minder dan” exclusief zijn, terwijl “tussen” juist inclusief werkt. Dat klinkt logisch, maar voorkomt verrassingen bij het testen.
Patroon-validatie
Wil je niet alleen de lengte, maar ook het format afdwingen? Dan kom je uit bij pattern-validatie. Hierbij controleert HiBob of de invoer exact voldoet aan een bepaald patroon, bijvoorbeeld voor e-mailadressen, bankrekeningnummers of nationale identificatienummers.
Je kunt kiezen uit een aantal vooraf gedefinieerde patronen, maar de echte kracht zit in custom patronen. Daarmee kun je praktisch elk denkbaar format afdwingen, zolang je het kunt beschrijven in regex.
En hier wordt het interessant. Je hoeft geen regex-specialist te zijn om toch strakke validaties te bouwen. Met de optie AI gebruiken beschrijf je in gewone taal welk format je wilt accepteren. HiBob genereert vervolgens automatisch:
- het regex-patroon
- én een passende foutmelding
Bijvoorbeeld voor een Nederlands mobiel nummer of een specifiek intern ID-format. Let wel op het veldtype: nummers die met een nul beginnen (zoals telefoonnummers) moeten altijd als Text field worden ingericht.
Voor het gebruik van AI moet Bob AI wel actief zijn binnen Feature Management.
De 2 opties toegelicht:
- kiezen uit een vooraf gedefinieerd patroon (zoals e-mail of alfanumeriek)
- of een aangepast patroon, handmatig of met hulp van AI
Bij het vooraf gedefinieerd patroon kan je uit de keuzelijst een waarde kiezen:
Bij custom patroon kun je klikken op AI gebruiken en in normale mensentaal beschrijven wat je wilt. Bijvoorbeeld:
“Het nummer moet eerst 2 cijfers, dan 3 hoofdletters, een streepje en 5 cijfers hebben”
HiBob genereert dan:
- een regex-patroon
- én een bijpassende foutmelding
Let op:
Een telefoonnummer dat met 0 begint moet een Text field zijn. Een Number field accepteert geen leidende nullen.
Het is mogelijk om de validatie direct te testen:
Instellen validaties
Het instellen van validaties doe je op veldniveau binnen People’s data fields. Je kiest of maakt een veld aan, selecteert een ondersteund veldtype en configureert vervolgens de validaties in de aparte Validations-tab.
Een fijne toevoeging is de Test rules-functie. Hiermee kun je direct voorbeeldwaarden invoeren en controleren of je validatie doet wat je verwacht. Zeker bij regex is dit geen overbodige luxe.
Zorg er ook voor dat je de foutmelding serieus neemt. Dit is de tekst die gebruikers zien, dus hoe duidelijker, hoe minder vragen je later krijgt.
Validaties kunnen op de volgende manier ingesteld worden:
- Ga naar Jouw Bob-producten > Systeeminstellingen
- Kies Gegevensbeheer > Gegevensvelden van mensen
- Selecteer een categorie en:
- voeg een nieuw veld toe, of
- bewerk een bestaand veld
- In de Instellingen tab:
- kies het type: Tekst, Tekstveld, Nummer of Valuta
- Ga naar de Validations tab
- Stel één of beide validaties in:
- Validatie nummerbereik
- Een specifiek patroon matchen
- Configureer een duidelijke foutmelding
- Test je regels met Regels testen
Tip: test meerdere voorbeelden. Wat logisch lijkt, is dat in regex-land soms niet.
Locatie
Zodra een validatie is ingesteld, wordt deze afgedwongen:
- in het medewerkersprofiel
- in flows, bijvoorbeeld bij wijzigingen of self-service acties
Gebruikers kunnen pas opslaan als de invoer voldoet aan de ingestelde regels. Daarmee voorkom je dat foutieve data via omwegen alsnog in het systeem belandt.
Praktische use cases
In de praktijk zien we veldvalidaties vooral gebruikt worden voor het standaardiseren van contactgegevens, het valideren van bank- en salarisinformatie en het afdwingen van interne codes zoals project- of kostencenternummers.
Ook bij internationale organisaties is dit een sterke feature, omdat je één consistent format kunt afdwingen dat geschikt is voor rapportage en integraties, ongeacht waar medewerkers zich bevinden.
Conclusie
Deze nieuwe validatiefunctie is typisch zo’n kleine toevoeging met grote impact.
Minder foutieve invoer, betere datakwaliteit en minder correctiewerk achteraf.
En dankzij AI-ondersteuning is zelfs regex ineens goed te doen voor de minder technische mensen.
Wil je sparren over goede validaties voor jullie HiBob-inrichting of voorbeelden zien uit andere implementaties? Dan weet je me te vinden.